Онлайн-касса: что это такое и как она работает

10.12.2021
37 просмотров

Онлайн-касса: что это такое и как она работает

Онлайн-касса представляет собой контрольно-кассовую технику, которая функционирует при подключении к сети интернет. Она необходима для ведения деятельности предпринимателей и владельцев бизнеса, которые принимают безналичную оплату от своих клиентов. В системе есть фискальный накопитель, который хранит сведения о совершенных финансовых операциях и направляет их в Федеральную налоговую службу через глобальную сеть через ОФД – Оператора фискальных данных.

Среди преимуществ оборудования можно отметить:

  • Снижение числа бумажных отчетов и меньшее проведение различных ревизионных мероприятий. Поскольку сведения обо всех операциях в кассе передаются в налоговую автоматически, их невозможно подделать.
  • Потенциал автоматически мониторить продажи, следить за работой сотрудников.

Важно отметить, что процедура подключения онлайн-кассы значительно проще, чем стандартного аппарата. Больше не нужно лично подавать заявление. Понадобится воспользоваться онлайн-формой документа на сайте ФНС.

Где взять онлайн-кассу

Оборудование можно приобрести или взять в аренду. Дополнительно понадобится купить фискальный накопитель. Важно отметить, что его срок работы зависит от специфики деятельности и может составлять от года до трех.

Как только оборудование куплено, необходимо заключить договор с ОФД или оператором фискальных данных. Задача этой организации состоит в передаче сведений о проводимых через онлайн-кассу транзакциях в налоговую.

При выборе важно ориентироваться на специфику торговой точки. Речь идет о производительности печати, сложности использования, дополнительном функционале. Важно рассчитать нагрузку на аппарат в пиковые часы, чтобы по возможности избежать образования очередей. Если бизнес ведется через интернет, можно выбрать и подключить специальную кассу для интернет-магазина.

На сайте Федеральной налоговой службы представлен реестр кассовых аппаратов, которые можно использовать для осуществления того или иного вида деятельности. Целесообразно проверить выбранную модель в данном реестре до момента покупки, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих инстанций.

Виды онлайн-касс

Онлайн-кассы отличаются в зависимости от ряда параметров:

  • Автономные функционируют от аккумулятора и снабжены внутренним модемом. Для их функционирования не требуется связь с компьютером. Для корректной работы кассы не требуется устойчивый интернет или сеть Wi-Fi. Автономные кассы используются для работы в отдаленных районах, где нередки сложности со связью. Также это удобный бюджетный вариант для компаний, которые торгуют ограниченным ассортиментом изделий и не проводят много продаж. Добавить новые позиции в уже настроенную автономную онлайн-кассу невозможно.
  • Фискальные регистраторы, которые могут функционировать с каждым устройством, имеющим нужный софт. Такие кассы печатают чеки на бумаге и формируют электронные, а также параллельно отправляют сведения о совершенных продажах в налоговые органы. Работают устройства при подключении к сети и при условии доступа в интернет.
  • Стационарные моноблоки, совмещающие опции компьютера, фискального накопителя и администрирующей программы. Незаменимы при автоматизации бухгалтерских процессов. Позволяют настраивать работу оборудования таким образом, чтобы оперативно отслеживать действия каждого сотрудника, а также видеть остаток товара в режиме онлайн.

Важно отметить, что обязанность по приобретению онлайн-кассы ложится на всех представителей бизнеса. Исключения не делаются даже для тех, кто для расчетов с покупателями использует специальные сервисы и принимает средства через площадки Робокасса, Юнитпей и подобные.

Такая схема платежей подразумевает оплату покупок через сторонний сервис, а передачу фискальных данных через установленную в торговой точке онлайн-кассу. Однако существует довольно простой и удобный способ принимать от покупателей денежные средства без покупки или аренды онлайн-кассы.

Можно ли работать без онлайн-кассы

Законодательство обязывает предпринимателей и владельцев бизнеса использовать онлайн-кассы при получении денежных средств от покупателей. Прием платежей без этого устройства приведет к штрафным санкциям:

  • 10 000 руб. для индивидуальных предпринимателей;
  • 30 000 руб. для юридических лиц.

Если компания в дальнейшем не будет использовать онлайн-кассу при проведении расчетов, налоговые органы вправе приостановить ее деятельность на срок до 90 суток. Аналогичные санкции грозят предпринимателю, до сих пор использующему кассу старого образца, не имеющую фискального накопителя.

Не стоит игнорировать требование по своевременной регистрации онлайн-кассы. Ее необходимо поставить на учет каждый раз при смене фискального накопителя.

Для кого не нужна

Законодательством предусмотрен ряд случаев. От использования онлайн контрольно-кассовой техники освобождены:

  • самозанятые;
  • предприниматели, использующие патент в качестве системы налогообложения;
  • владельцы бизнеса, ведущие деятельность в труднодоступных местах (перечень утвержден законодательно в каждом регионе).

Кроме того, владелец бизнеса может не применять онлайн-кассу, если он пользуется услугами агента, пробивающего чеки. К таким посредникам относятся логистические компании, курьерские службы, почта, а также различные платежные сервисы, например Юнитпей или Робокасса. При совершении расчетов таким образом посредник берет на себя обязанности по проведению оплаты и передачи сведений в налоговые органы.

Работать с соблюдением законодательства

В 54-ФЗ регулярно вносятся дополнения и изменения. Важно своевременно реагировать на нововведения, соблюдать кассовую дисциплину и регулярно отчитываться в налоговые органы о своей деятельности. Зачастую эти функции берут на себя посредники, которые за комиссионное вознаграждение поддерживают порядок в проведении расчетов и ведении документации, тем самым освобождая время для развития бизнеса.

Евгения Романенко
Евгения Романенко
Предприниматель, турагентская деятельность, принимает деньги через интернет-эквайринг
СевКавГТУ, специальность «Налоги и налогообложение»
ТОП-5 банков для открытия РКО с эквайрингом:
  • Обслуживание: Бесплатно
  • Эквайринг: от 1,5%
  • Обслуживание: Бесплатно
  • Эквайринг: от 2,5%
  • Обслуживание: до 3990 ₽
  • Эквайринг: от 1,5%
  • Обслуживание: Бесплатно
  • Эквайринг: от 1,5%
  • Обслуживание: до 3990 ₽
  • Эквайринг: от 1,5%